Politique de Confidentialité

BigCaptain SRL offre de nombreux services pour aider ses Clients (les organisations sportives au sens large -complexes sportifs, collectivités, piscines, clubs sportifs, fédérations, organisateurs d’activités sportives et culturelles-) à se gérer, notamment une plateforme pour héberger leur propre base de données BigCaptain. Dans le cadre du fonctionnement de ces services, nous collectons des données sur vous et sur votre organisation. Ces données sont essentielles au fonctionnement et à la sécurité de nos services.
Cette politique explique quelles informations sont collectées, pourquoi elles sont collectées et comment nous les utilisons.

 

Données des clients directs de BigCaptain et données des Usagers

Dans le cadre des services qu’elle propose, BigCaptain crée pour ses Clients (les organisations sportives au sens large) une Instance, définie comme un espace créé pour chaque Client dans le cadre du Logiciel.

Chaque Client de BigCaptain peut, s’il le souhaite, donner un accès au logiciel (c’est-à-dire à son Instance) à ses propres clients ou membres. On définira ceux-ci par le terme “Usagers”.

Chaque client de BigCaptain est responsable de la mise œuvre de sa propre politique de vie privée à l’égard de ses propres clients (Usagers). Pour sa part, BigCaptain s’engage à fournir à ses Clients tous les outils nécessaires à la mise en œuvre de leur politique de vie privée (notamment en matière de droit d’accès et de communication des données, de droit de rectification des données, et de droit d’opposition), et à adapter ces outils dans un délai de 3 mois, le cas échéant.

La présente politique de vie privée s’adresse principalement aux Clients de BigCaptain qui accèdent au site https://www.big-captain.com ou à leur Instance. Si elle est également disponible pour information pour les Usagers, elle n’est pas d’application directe pour les Usagers qui accèdent à une Instance. L’Usager devra dans ce cas se référer à la politique de vie privée du Client de BigCaptain.

Les informations que nous collectons

La plupart des données à caractère personnel que nous collectons sont directement transmises par nos Clients/utilisateurs lorsqu’ils se renseignent sur nos services, lorsqu’ils s’inscrivent ou utilisent nos services. D’autres données sont collectées en enregistrant les interactions avec nos services.

Données de compte & Coordonnées : Lorsque vous vous inscrivez sur notre site web pour vous renseigner ou utiliser l’un de nos produits ou pour vous abonner à l’un de nos services, ou que vous complétez un de nos formulaires de contact, vous nous communiquez volontairement certaines informations. Celles-ci comprennent généralement votre nom, la dénomination de votre organisation, votre adresse email, et parfois votre numéro de téléphone, votre secteur d’activité et votre intérêt pour BigCaptain.
Nous n’enregistrons ni ne stockons jamais les informations relatives aux cartes de crédit de nos clients, et nous faisons toujours appel à des processeurs de paiement conformes aux normes PCI-DSS tiers de confiance pour le traitement des cartes de crédit, y compris pour le traitement des paiements récurrents.

Données relatives aux candidatures : Lorsque vous postulez à un emploi sur notre site web ou par l’intermédiaire d’une agence de recrutement, nous collectons généralement vos coordonnées (nom, email, numéro de téléphone) et toutes les informations que vous choisissez de nous communiquer dans votre lettre de motivation et curriculum vitae. Si nous décidons de vous faire une proposition d’embauche, nous vous demandons de fournir des informations personnelles supplémentaires afin de respecter nos obligations légales et les exigences en matière de gestion du personnel.
Nous ne vous demanderons pas de fournir des informations qui ne sont pas nécessaires au processus de recrutement. En particulier, nous ne collecterons jamais des informations sur votre origine raciale ou ethnique, vos opinions politiques, vos croyances, votre appartenance syndicale ou votre vie sexuelle.

Données de navigateur : Lorsque vous visitez notre site web et vous accédez à nos services en ligne, nous détectons et stockons la langue et la géolocalisation de votre navigateur afin de personnaliser votre expérience en fonction de votre pays et votre langue préférée. Nos serveurs enregistrent également de manière passive un récapitulatif des informations envoyées par votre navigateur à des fins statistiques, sécuritaires et juridiques : votre adresse IP, la date de l’heure de votre visite, la version et la plateforme de votre navigateur et la page web qui vous a dirigé vers notre site web.
Votre navigateur peut également être utilisé pour stocker et récupérer les données de votre session actuelle, à l’aide d’un cookie de session (voir également la section sur les Cookies pour plus de détails).

Protection des formulaires : certains formulaires de notre site web peuvent être protégés par Google reCAPTCHA. Cette technologie repose sur des heuristiques basées sur des caractéristiques techniques de votre navigateur et de votre appareil, et peut également utiliser des cookies spécifiques de Google. Consultez également les Règles de confidentialité et les conditions d’utilisation de Google dans la section sur les Prestataires de services tiers ci-dessous.

Bases de données des clients : Lorsque vous vous abonnez à un service BigCaptain et vous créez votre propre base de données (dite “Instance”), toute information ou contenu que vous soumettez ou chargez sur votre base de données vous appartient et vous en avez le contrôle total.
Ces données comprennent souvent des informations personnelles, par exemple : votre liste de d’employés/collaborateurs ayant accès au système, vos contacts et vos clients/membres, vos messages, vos photos, vos vidéos, etc. Nous collectons uniquement ces informations en votre nom, et vous conservez toujours la propriété et le contrôle total de ces données.

Comment nous utilisons ces informations

Données du compte & Coordonnées : Nous utilisons vos coordonnées afin de fournir nos services, répondre à vos questions et à des fins de facturation et de gestion de compte. Nous pouvons également utiliser ces informations à des fins de marketing et de communication (nos messages de marketing sont toujours accompagnés d’une possibilité de désabonnement à tout moment). Nous utilisons aussi ces données sous forme agrégée/anonymisée afin d’analyser les tendances du service.
Si vous vous êtes inscrit à un événement publié sur notre site web, nous pouvons transmettre votre nom, adresse email, numéro de téléphone et dénomination de votre organisation à un éventuel tiers en charge de l’organisation de l’événement et aux sponsors de l’événement à des fins de marketing direct et afin de faciliter les préparatifs et la réservation de l’événement.
Si vous avez manifesté votre intérêt pour l’utilisation de BigCaptain ou demandé à être contacté par un prestataire de services BigCaptain, nous pouvons également transmettre votre nom, adresse email, numéro de téléphone et dénomination de votre organisation à un de nos partenaires intégrateurs dans votre pays ou votre région, pour qu’ils puissent vous contacter et vous offrir leur assistance et leurs services.

Données relatives aux candidatures : Nous traiterons uniquement ces informations dans le cadre de notre processus de recrutement, afin d’évaluer et de suivre votre candidature et dans le cadre de la préparation de votre contrat, si nous décidons de vous faire une proposition d’embauche. Vous pouvez nous contacter à tout moment pour demander la suppression de vos données.

Données de navigateur : Ces données automatiquement enregistrées sont analysées de manière anonyme afin de maintenir et d’améliorer nos services. Google reCAPTCHA peut également être utilisé à des fins de sécurité, afin de prévenir tout abus de nos services. Dans ce cas, nous traitons uniquement le score anonyme que reCAPTCHA définit en fonction de votre navigateur et de votre appareil.
Nous ne mettons ces données en corrélation avec vos données à caractère personnel que lorsque la loi l’exige ou à des fins de sécurité, si nous suspectons que vous avez fait une utilisation illégale ou abusive de nos services.

Bases de données des clients : Nous ne collectons et ne traitons ces données qu’en votre nom, afin d’exécuter les services auxquels vous avez souscrit et sur la base des instructions que vous avez explicitement données lors de l’enregistrement ou de la configuration de votre service et de votre base de données (Instance) de BigCaptain.
Notre équipe d’assistance (ou “Équipe Service”) et nos ingénieurs peuvent accéder à ces informations de manière limitée et raisonnable afin de résoudre tout problème lié à nos services ou de vous aider à votre demande explicite ou si la loi l’exige, ou d’assurer la sécurité de nos services en cas de suspicion d’une utilisation illégale ou abusive de nos services.

Accéder, mettre à jour ou supprimer vos données à caractère personnel

Données de compte & Coordonnées : Vous avez le droit d’accéder et de mettre à jour les données à caractère personnel que vous nous avez précédemment fournies. Vous pouvez le faire à tout moment en vous connectant à votre compte personnel BigCaptain. Si vous souhaitez définitivement supprimer votre compte ou vos données à caractère personnel pour des raisons légitimes, veuillez contacter notre équipe d’assistance via notre portail de support, pour en faire la demande. Nous prendrons toutes les mesures raisonnables pour définitivement supprimer vos données à caractère personnel, sauf si nous sommes tenus de les conserver pour des raisons légales (généralement pour des raisons d’administration, de facturation et de déclaration fiscale).

Données relatives aux candidatures : Vous pouvez nous contacter à tout moment pour demander d’accéder, de mettre à jour ou de supprimer les données relatives à votre candidature. Le moyen le plus simple est de répondre au dernier message que vous avez échangé avec notre département Ressources humaines.

Bases de données des clients : Vous pouvez à tout moment gérer toutes les données collectées dans vos bases de données (Instances) hébergées sur big-captain.com, en utilisant vos identifiants d’administration, y compris modifier ou supprimer toutes les données à caractère personnel qui y sont stockées.
Vous êtes responsable du traitement de ces données conformément à toutes les réglementations en matière de vie privée.
Vous pouvez également à tout moment demander la suppression de l’intégralité de votre base de données via notre portail de support.

Durée de conservation de sécurité : Nous conservons une copie de vos données dans nos sauvegardes pour des raisons de sécurité, même après qu’elles ont été détruites de nos systèmes en direct. Consultez nos Mesures relatives à la sécurité du traitement si vous souhaitez obtenir davantage d’informations.

Sécurité

Nous sommes conscients de l’importance et de la sensibilité de vos données à caractère personnel et nous mettons en œuvre de nombreuses mesures pour garantir que ces données sont traitées, stockées et préservées en toute sécurité contre la perte de données et l’accès non autorisé. Nos mesures de sécurité techniques, administratives et organisationnelles sont décrites en détail dans les Mesure relatives à la sécurité du traitement.

Prestataires de services tiers / Sous-traitants

Nous faisons appel à plusieurs prestataires de services pour prendre en charge nos opérations. Ils nous aident avec différents services, tels que le traitement des paiements, l’analyse de l’audience web, l’hébergement cloud, le marketing et la communication, etc.
Chaque fois que nous partageons des données avec ces prestataires de services, nous nous assurons qu’ils les utilisent conformément à la législation en matière de protection des données à caractère personnel, et que le traitement qu’ils effectuent pour nous est limité à notre finalité spécifique et est couvert par un contrat spécifique de traitement des données.
Vous trouverez ci-après une liste des prestataires de services que nous utilisons actuellement, pourquoi nous les utilisons et quel type de données nous partageons avec eux.

A. Sous-traitants

Ces prestataires de services tiers traitent des données pour lesquelles BigCaptain est le responsable du traitement ou sous-traitant, pour le compte de BigCaptain.

Important : En raison de l’importante variabilité des ressources et des services fournis par ces sous-traitants, les clients de BigCaptain ne peuvent pas choisir le sous-traitant auquel il sera fait appel pour traiter leurs données.

Infomaniak Network SA

• Confidentialité & Sécurité
• Finalité : Infrastructure et hébergement du site big-captain.com (production + sauvegardes) et de la base de données (des Instances) de la plateforme BigCaptain (production + sauvegardes).
• Données partagées : Actuellement hébergées par Infomaniak : Les données de production de Big-captain.com et de ses services affiliés, y compris les bases de données clients (Instances) ; les données de sauvegarde pour tous les services cloud BigCaptain.
• Certifications  : ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 et ISO 50001

B. Responsables du traitement et sous-traitants tiers

Ces prestataires de services tiers traitent des données pour lesquelles BigCaptain est le responsable du traitement, en tant que sous-traitants, pour le compte de BigCaptain, ou ils reçoivent de telles données en tant que responsables du traitement, dans le but spécifique d’exécuter les services pour lesquels ils ont été engagés.

Stripe

• Confidentialité & Sécurité
• PCI
• Finalité : Traitement des paiements sur big-captain.com.
• Données partagées :
  • Partagées avec Stripe : Détails de la commande (montant, description, référence), nom et email du client.
  • Uniquement stockées par Stripe : informations relatives à la carte de crédit.

Google Analytics

• Confidentialité & Sécurité
• Types de cookies
• Finalité : Analyse anonyme de l’audience du site web.
• Données partagées :
  • Partagées avec Google Analytics : Données du navigateur non personnelles, IP anonymisée, informations sur la géolocalisation, langue (informations non identifiables).

Google reCAPTCHA

• Confidentialité & Sécurité
• Finalité : Protection des formulaires.
• Données partagées :
  • Utilisées par Google reCAPTCHA : Caractéristiques du navigateur et de l’appareil, cookies Google.

Mailjet

• Confidentialité
• Traitement des données
• Finalité : Envoi des emails depuis la plateforme BigCaptain.
• Données partagées :
  • Partagées avec Mailjet : Adresses emails des destinataires, contenus des emails

Conservation des données

Données du compte & Coordonnées : Nous ne conservons ces données que le temps nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle elles ont été collectées, comme indiqué dans la présente politique, y compris toute période de conservation légale ou le temps nécessaire à l’exécution d’une promotion légitime et raisonnable de nos produits et services.

Données relatives aux candidatures : Si nous ne vous embauchons pas, nous pouvons conserver les informations que vous nous avez fournies pendant une durée maximale de 3 ans afin de vous recontacter pour toute nouvelle proposition d’emploi qui pourrait se présenter, sauf si vous nous demandez de ne pas le faire. Si nous vous embauchons, vos données à caractère personnel seront conservées pendant la durée de votre contrat de travail, et ensuite, pendant la période de conservation légale applicable dans le pays où nous vous avons employé.

Données de navigateur : Nous pouvons conserver ces données pendant un maximum de 12 mois, à moins que nous n’ayons besoin de les conserver en relation avec une préoccupation légitime liée à la sécurité ou à la performance de nos services ou que la loi ne l’exige. Toute information de session côté serveur est conservée uniquement pendant 3 mois lorsqu’elle est activement utilisée, sinon elle est supprimée après 7 jours.

Bases de données des clients : Nous ne conservons ces données que le temps nécessaire à la fourniture des services auxquels vous avez souscrit. Si vous annulez le service, votre base de données (Instance) est désactivée pendant 3 semaines (la période de grâce pendant laquelle vous pouvez changer d’avis) et ensuite détruite.

Durée de conservation de sécurité : Conformément à nos Mesures relatives à la sécurité du traitement, nous nous efforçons à protéger vos données contre tout effacement accidentel ou malveillant. Par conséquent, après que nous avons supprimé vos données à caractère personnel (Données du compte & Coordonnées) de notre base de données à votre demande ou après que vous avez supprimé des données à caractère personnel de votre base de données (Instance), ou si vous supprimez toute la base de données, les données ne sont pas immédiatement supprimées de nos systèmes de sauvegarde, qui sont sécurisés et inaltérables. Les données à caractère personnel pourraient être conservées jusqu’à 12 mois dans ces sauvegardes, jusqu’à leur destruction automatique.
Nous nous engageons à ne pas utiliser ces copies de sauvegarde de vos données supprimées à d’autres fins que le maintien de l’intégrité de nos sauvegardes, sauf si vous ou la loi nous y obligent.

Emplacement des données physiques / Transferts de données

Services d’hébergement

Emplacements d’hébergement : les bases de données clients (Instances) sont hébergées sur les serveurs d’Infomaniak situés en Suisse.

Emplacements de sauvegarde : Les sauvegardes sont potentiellement répliquées sur plusieurs emplacements afin de répondre à nos objectifs de reprise après sinistre, et sont stockées sur les serveurs d’Infomaniak situés en Suisse.

Personnel international
Dans certains cas, les données à caractère personnel mentionnées dans cette politique vie privée peuvent être consultées par des membres du personnel des filiales de BigCaptain SRL dans d’autres pays. Cet accès sera toujours effectué aux mêmes fins et avec les mêmes précautions de confidentialité et de sécurité que s’il était effectué par notre propre personnel local, de sorte que toutes les garanties que nous fournissent restent d’application.

Divulgation à des tiers

Sauf indication explicite contraire, nous ne vendons pas, n’échangeons pas et ne transférons pas vos données à caractère personnel à des tiers. Nous pouvons partager ou divulguer des informations agrégées ou dépersonnalisées, à des fins de recherche, ou pour discuter des tendances ou des statistiques avec des tiers.

Cookies

Les cookies sont de petits morceaux de texte envoyés par nos serveurs à votre ordinateur ou appareil lorsque vous accédez à nos services. Ils sont stockés dans votre navigateur et renvoyés ultérieurement à nos serveurs afin que nous puissions fournir un contenu contextuel. Sans les cookies, l’utilisation du web serait une expérience beaucoup plus frustrante. Nous les utilisons pour prendre en charge vos activités sur notre site web, par exemple votre session (pour que vous n’ayez pas à vous connecter à nouveau) ou votre panier.

Les cookies sont également utilisés pour nous aider à comprendre vos préférences en fonction de votre activité précédente ou actuelle sur notre site web (les pages que vous avez visitées), votre langue et pays, ce qui nous permet de vous fournir des services améliorés. Nous utilisons également des cookies pour nous aider à compiler des données agrégées sur le trafic et l’interaction sur le site, afin de pouvoir offrir de meilleurs expériences et de meilleurs outils à l’avenir.

Nous utilisons également des services tiers tels que Google Analytics, qui définissent et utilisent leurs propres cookies pour identifier les visiteurs et fournir leurs propres services contextuels. Pour plus d’informations sur ces prestataires tiers et leur Politique de cookies, consultez les références pertinentes dans la section relative aux Prestataires de services tiers.

Mises à jour de notre politique

Nous pouvons être amenés à mettre à jour cette politique de confidentialité afin de clarifier, refléter tout changement sur notre site web ou de nous conformer aux obligations légales. La mention “Dernière mise à jour” en haut de la politique indique la dernière révision, qui est également la date d’entrée en vigueur de ces changements. Si vous le souhaitez, nous pouvons vous donner accès aux versions archivées de cette politique, sur demande à l’adresse info@big-captain.com.

Plainte auprès de l’autorité compétente

Si vous considérez que BigCaptain ne respecte pas ses obligations au regard de vos Informations Personnelles, vous pouvez adresser une plainte ou une demande auprès de l’autorité compétente, comme par exemple l’Autorité de protection des données (Art. 77 RGPD).

Nous contacter

Si vous avez des questions relatives à cette Politique de confidentialité ou à vos données à caractère personnel, n’hésitez pas à contacter notre équipe de support via le portail dédié (pour les clients) ou à nous contacter par email sur info@big-captain.com ou par courrier postal :

BigCaptain SRL
Rue François Dubois,2 (boite 16)
1310 La Hulpe

TVA : BE0544776645